Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) to dla wielu firm nowy obowiązek, który na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowany. W praktyce jednak, przy wykorzystaniu programu do fakturowania z integracją z KSeF, cały proces można znacząco uprościć i sprowadzić do kilku standardowych czynności wykonywanych podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaży.
W tym artykule pokazujemy, jak wygląda szybka wysyłka faktury do KSeF z perspektywy użytkownika programu do faktur, na przykładzie rozwiązania takiego jak Streamsoft Firmino, oraz co trzeba przygotować, aby proces przebiegał sprawnie.
Przygotowanie: co musi być gotowe przed wysyłką faktur do KSeF
Zanim możliwe będzie przesyłanie faktur do KSeF bezpośrednio z programu do faktur, konieczne jest wcześniejsze przygotowanie dostępu do systemu oraz sposobu autoryzacji.
Podstawą jest posiadanie aktywnego dostępu do KSeF z nadanymi uprawnieniami w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). To tam określa się, kto i w jakim zakresie może działać w imieniu firmy – zarówno w zakresie wystawiania, jak i przesyłania dokumentów. Uprawnienia te są później wykorzystywane przez program do fakturowania podczas komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów.
Drugim elementem jest wybór metody uwierzytelniania programu w KSeF. Możliwe są dwie formy:
- certyfikat KSeF wraz z kluczem prywatnym, który służy do logowania się do systemu oraz — w razie potrzeby — do podpisywania faktur wystawianych w trybie offline,
- token KSeF, czyli jednorazowo generowany klucz umożliwiający programowi automatyczny dostęp do systemu w zakresie nadanych uprawnień.
W przypadku certyfikatów wymagane są dwa zestawy: jeden do komunikacji z KSeF, drugi do podpisywania faktur offline. Każdy z nich posiada osobne hasło, które należy bezpiecznie przechować, ponieważ nie ma możliwości jego odzyskania.
Ostatnim elementem jest oczywiście sam program do fakturowania z obsługą KSeF, który potrafi wykorzystać certyfikat lub token do nawiązania połączenia z systemem i przesyłania dokumentów bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Konfiguracja programu do faktur – integracja z KSeF
Po przygotowaniu danych dostępowych kolejnym krokiem jest uruchomienie integracji w programie do faktur. W systemach takich jak Streamsoft Firmino odbywa się to za pomocą wbudowanego kreatora konfiguracji.
Użytkownik wybiera metodę autoryzacji (certyfikat lub token), wprowadza odpowiednie dane i określa, od jakiego momentu dokumenty mają być przekazywane do KSeF. Na tym etapie wybierane jest również środowisko pracy – demo lub produkcyjne.
Cały proces konfiguracji ma charakter jednorazowy. Po jego zakończeniu program zapisuje ustawienia i od tego momentu każda nowa faktura, która podlega wysyłce do KSeF, może być przesyłana bez dodatkowych ustawień czy ręcznej ingerencji w parametry połączenia.
Jak wygląda szybka wysyłka faktury do KSeF w praktyce
Po włączeniu integracji sposób pracy z fakturami sprzedażowymi praktycznie się nie zmienia. Użytkownik nadal wystawia dokument w znanym formularzu, uzupełnia dane kontrahenta, pozycje i kwoty, a następnie przechodzi do jego zatwierdzenia.
Różnica pojawia się na etapie wysyłki dokumentu. Zamiast tradycyjnych form przekazania faktury, dostępna jest opcja przesłania jej bezpośrednio do KSeF. Po wybraniu tej opcji program automatycznie:
- generuje fakturę w wymaganym formacie ustrukturyzowanym,
- przesyła ją do systemu KSeF,
- zapisuje informację o przebiegu operacji.
Z punktu widzenia użytkownika jest to pojedyncza czynność, która nie wymaga znajomości formatu XML ani ręcznego logowania się do systemów zewnętrznych.
Dla firm wystawiających większą liczbę dokumentów istotna jest również możliwość masowej wysyłki faktur. Program pozwala zaznaczyć wiele dokumentów jednocześnie i przekazać je do KSeF w jednym zbiorczym procesie, co jest szczególnie przydatne przy rozliczeniach na koniec dnia.
Numer KSeF i oznaczenia na fakturze
Po poprawnym przetworzeniu dokumentu przez serwery KSeF faktura otrzymuje unikalny numer KSeF. Numer ten jest automatycznie zapisywany przy dokumencie w programie do faktur jest wyświetlany w podglądzie faktury i możliwy do skopiowania do schowka w celu przekazania kontrahentowi lub księgowości.
Na wydruku faktury widoczny jest także kod QR, który umożliwia weryfikację dokumentu w systemie KSeF. Dzięki temu faktura posiada jednoznaczne oznaczenie potwierdzające jej obecność w centralnym rejestrze.
Użytkownik nie musi sprawdzać osobno, czy faktura dotarła do systemu – informacja ta jest widoczna bezpośrednio w programie, w którym pracuje na co dzień.
Statusy faktur i kontrola przebiegu wysyłki
Każda faktura wysyłana do KSeF otrzymuje w programie odpowiedni status, który informuje o aktualnym etapie przetwarzania dokumentu. Dzięki temu użytkownik może szybko zorientować się, czy dokument:
- nie został jeszcze wysłany,
- został przesłany i oczekuje na przetworzenie,
- został przyjęty i ma nadany numer KSeF,
- został wystawiony w trybie offline.
Dla dokumentów, które mają status błędny lub niewysłany, dostępne są akcje umożliwiające ponowne przesłanie do KSeF albo zmianę sposobu ich obsługi. W przypadku dokumentów oczekujących na odpowiedź z systemu możliwe jest ręczne sprawdzenie ich statusu.
Program udostępnia również mechanizm powiadomień, które informują o fakturach wymagających uwagi – na przykład takich, które nie zostały jeszcze przyjęte przez KSeF lub zostały wystawione offline i czekają na dosłanie. Dzięki temu użytkownik nie musi regularnie przeglądać całej listy dokumentów, aby wychwycić potencjalne problemy.
Na koniec: KSeF bez stresu
Szybka wysyłka faktury do KSeF nie wymaga od użytkownika znajomości technicznych szczegółów działania systemu ani pracy na kilku różnych platformach. Przy wykorzystaniu programu do fakturowania z integracją z KSeF cały proces odbywa się w jednym środowisku – od wystawienia dokumentu, przez jego przesłanie, aż po kontrolę statusu.
Po jednorazowej konfiguracji integracji codzienna obsługa sprzedaży pozostaje niemal niezmieniona, a komunikacja z KSeF przebiega automatycznie w tle. Rozwiązania takie jak Streamsoft Firmino pokazują, że nowy obowiązek może być realizowany w sposób uporządkowany i przewidywalny, bez nadmiernego obciążania użytkownika dodatkowymi czynnościami.
