Biuro powinno być czyste, jednak dbanie o porządek nie może utrudniać pracy. Właśnie dlatego wiele firm wybiera serwis realizowany po zakończeniu dnia. Taki model dobrze się sprawdza, pod warunkiem że zakres zadań, godziny wejścia i sposób komunikacji są ustalone z wyprzedzeniem. Dobrze zorganizowane sprzątanie biur nie koliduje z rytmem firmy, nie rozprasza zespołu i nie wpływa na dostępność stanowisk, sal czy zaplecza.
Najpierw ustal realne potrzeby biura
Nie każde biuro wymaga identycznego zakresu prac. Inaczej sprząta się niewielki lokal z kilkoma pokojami, a inaczej duże piętro z kuchnią, salami spotkań i strefą open space. Dlatego na początku warto określić obszary wymagające codziennego sprzątania oraz te, w których można działać nieco rzadziej. Najczęściej regularnej obsługi wymagają:
-
stanowiska pracy i ciągi komunikacyjne,
-
kuchnia i strefy socjalne,
-
toalety,
-
sale konferencyjne,
-
kosze na odpady i powierzchnie dotykowe.
Godziny pracy serwisu muszą pasować do rytmu firmy
Sprzątanie po godzinach ma sens tylko pod warunkiem, że rzeczywiście odbywa się poza czasem największej aktywności pracowników. Trzeba ustalić, o której ostatnie osoby zwykle opuszczają biuro, kiedy zdarzają się nadgodziny i czy w niektóre dni przestrzeń bywa używana dłużej. Dobra organizacja uwzględnia też wyjątki. Firmy często pracują inaczej pod koniec miesiąca, w czasie rekrutacji lub przy ważnych projektach. W takich sytuacjach przydaje się elastyczny harmonogram oraz kontakt z osobą odpowiedzialną za koordynację usługi (zapraszamy do współpracy! Reefa – sprzątanie biur Kraków!).
Jasny podział obowiązków ogranicza problemy
Jednym z częstszych błędów jest zbyt ogólny zapis dotyczący zakresu prac. Samo zlecenie sprzątania biura nie mówi jeszcze wiele. Lepiej od razu doprecyzować, co zalicza się do codziennej obsługi, co wykonywane jest raz w tygodniu, a co ma charakter okresowy. Warto ustalić:
-
zakres prac codziennych,
-
czynności realizowane cyklicznie,
-
zasady uzupełniania środków higienicznych,
-
sposób zgłaszania dodatkowych potrzeb,
-
osobę do kontaktu po obu stronach.
Bezpieczne i dyskretne sprzątanie biur
Wieczorne lub nocne wejście do biura wymaga zaufania. W przestrzeni firmowej znajdują się dokumenty, sprzęt, dane i rzeczy osobiste pracowników. Z tego powodu trzeba wcześniej ustalić zasady dostępu do pomieszczeń, alarmu, kluczy czy kodów wejściowych. Liczy się też dyskrecja. Dobrze zorganizowana usługa nie narusza poufności, nie wymaga angażowania wielu osób i nie prowadzi do przypadkowego przemieszczania ważnych materiałów. Dużym plusem jest stały zespół sprzątający oraz czytelna procedura zgłaszania uwag i szybkiego reagowania.
Sprzątanie biur realizowane po godzinach okazuje się bardzo wygodne, jednak pod warunkiem, że usługa jest dobrze ułożona organizacyjnie. Liczy się nie tyle sam moment wejścia ekipy, ile jasny zakres prac, sprawna komunikacja i dopasowanie do trybu działania firmy.
